Regulamin

Jesteś tutaj: Witamy  ›  Regulamin

Regulamin Interdyscyplinarnej Konferencji Doktorantów Uniwersytetu Medycznego w Łodzi „DocUMED”

 §1
 Postanowienia ogólne

  1. Interdyscyplinarna Konferencja Doktorantów Uniwersytetu Medycznego w Łodzi „DocUMED”,  zwana dalej “Konferencją”, organizowana jest pod hasłem: „Libertas et ipsa scientia”.
  2. Organizatorem Konferencji, jest Komitet Organizacyjny powołany przez Samorząd Doktorantów Uniwersytetu Medycznego w Łodzi, zwany dalej “Organizatorem”.
  3. Konferencja skierowana jest do młodych naukowców i doktorantów Uniwersytetu Medycznego w Łodzi, zwanych dalej “Uczestnikami”. Obszar tematyczny obejmuje następujące dziedziny nauk: medycyna, farmacja, biotechnologia, fizjoterapia, zdrowie publiczne, biochemia i nauki pokrewne. 
  4. Oficjalnym językiem Konferencji jest język polski.
  5. W ramach Konferencji odbędą się sesje plenarne ustne obejmujące referaty i flashpostery oraz sesja posterowa.
  6. Konferencja odbędzie się w Centrum Kliniczno-Dydaktycznym Uniwersytetu Medycznego w Łodzi (ul. Pomorska 251, 92-213 Łódź) w dniu 7 listopada 2020 r.
  7. Organizator zastrzega sobie prawo do zmiany daty i/lub formy Konferencji w związku z sytuacją epidemiologiczną w Polsce oraz zaleceniami Jego Magnificencji Rektora Uniwersytetu Medycznego w Łodzi obowiązującymi w okresie, w którym organizowana jest Konferencja.

 §2 
Zasady uczestnictwa w konferencji i rejestracja

  1. Uczestnicy są zobowiązani do przestrzegania Regulaminu Konferencji.
  2. Uczestnikami Konferencji mogą być doktoranci Studiów Doktoranckich 
    i Międzynarodowej Szkoły Doktorskiej Uniwersytetu Medycznego w Łodzi oraz zaproszeni goście. 
  3. Uczestnicy zobowiązani są do zarejestrowania się za pośrednictwem formularza rejestracyjnego udostępnionego przez Organizatora oraz przesłania abstraktu swojego wystąpienia w terminie podanym przez Organizatora.
  4. Do prezentacji dopuszcza się zarówno prace oryginalne (eksperymentalne), jak i prace przeglądowe.
  5. Po zakończeniu Konferencji każdy Uczestnik otrzyma certyfikat czynnego uczestnictwa.
  6. Rejestracja Uczestników rozpoczyna się 01.08.2020 r. i kończy 14.09.2020 r. Organizator zastrzega sobie prawo do przedłużenia terminu rejestracji. 
  7. W procesie rejestracji Uczestnik określa sposób prezentacji swojej pracy. Organizator zastrzega sobie prawo do zaproponowania Uczestnikowi innej formy wystąpienia niż zgłoszona w trakcie rejestracji.
  8. Prace w postaci referatów, posterów lub flashposterów będą przedstawiane podczas Konferencji według harmonogramu przygotowanego i udostępnionego przez Organizatora.
  9. Dopuszcza  się następujące formy prezentacji zgłoszonych prac:
    • poster – 5-minutowa prezentacja przygotowanego plakatu (w wersji drukowanej, w formacie A1, pionowy) w trakcie trwania Sesji Posterowej + 3 minuty na pytania od Komitetu Naukowego;
    • flashposter – 5-minutowa prezentacja przygotowanego plakatu (w wersji elektronicznej, w formacie .pptx lub .pdf) w trakcie sesji plenarnych + 5 minut na pytania od publiczności;
    • referat – 15-minutowa prezentacja ustna przygotowanej prezentacji (w wersji elektronicznej, w formacie .ppt, .pptx lub .pdf) w trakcie sesji plenarnych + 5 minut na pytania od publiczności.

 §3
 Zasady przesyłania abstraktów

  1. Abstrakt należy wysłać w nieprzekraczalnym terminie do 20.09.2020 r., drogą mailową na adres wskazany przez Organizatora. 
  2. W tytule maila oraz w nazwie pliku z abstraktem należy wpisać: imię_nazwisko_poster, imię_nazwisko_referat lub imię_nazwisko_flashposter.
  3. Organizator zastrzega sobie prawo do przedłużenia terminu nadsyłania abstraktów.
  4. Organizator zastrzega sobie prawo do zaproponowania innej formy prezentacji autorom najciekawszych wystąpień.
  5. Organizator przyjmuje wyłącznie abstrakty przygotowane w języku polskim, według wzoru stanowiącego załącznik nr 1 do Regulaminu.
  6. Każdy Uczestnik może zgłosić tylko jeden abstrakt dla jednej formy prezentacji.
  7. Zgłoszone abstrakty są oceniane pod względem merytorycznym przez Komitet Organizacyjny oraz zatwierdzane przez Komitet Naukowy. Uczestnicy otrzymają informację o zakwalifikowaniu lub niezakwalifikowaniu abstraktu drogą mailową najpóźniej na 14 dni przed datą Konferencji. Decyzja Komitetu o odrzuceniu pracy jest ostateczna.
  8. Organizator zastrzega sobie możliwość odrzucenia abstraktów przesłanych po terminie i/lub niezgodnych z obowiązującym wzorem. O ostatecznej decyzji Komitetu Organizacyjnego niezwłocznie informuje się zgłaszającego.
  9. Abstrakty zakwalifikowanych prac zostaną opublikowane w książce abstraktów, w wersji drukowanej.
  10. Prezentacje odbywać się będą wg harmonogramu ustalonego przez Organizatora, który zostanie podany do wiadomości zainteresowanych najpóźniej na 7 dni przed Konferencją. Organizator zastrzega sobie prawo do wprowadzania zmian w harmonogramie. Informacje o zmianach będą podawane na bieżąco.
  11. Zgłaszane postery muszą być zgodne z udostępnionym przez Organizatora wzorem posteru stanowiącym załącznik nr 2 do Regulaminu (sugerowany rozmiar posteru – A1, pionowy). W przypadku większej liczby zgłoszeń do danej sesji o ich przyjęciu decydować będzie ocena merytoryczna. 
  12. Organizator zastrzega sobie prawo wprowadzania zmian w formatowaniu, jeśli nadesłany abstrakt będzie odbiegał od zamieszczonego na stronie internetowej Konferencji wzoru i poprawiania drobnych błędów ortograficznych, a w przypadku wprowadzenia większych zmian – odesłania plików do poprawy autorowi. 
  13. Prowadzący Konferencję zobowiązany jest do ścisłego przestrzegania harmonogramu i uprawniony do odebrania głosu referującemu oraz przerwania dyskusji po upływie regulaminowego czasu wystąpienia lub dyskusji.
  14. W przypadku wystąpień mających więcej niż jednego autora, certyfikat uczestnictwa w Konferencji otrzymuje jedynie Uczestnik prezentujący dane wystąpienie; współautorami mogą być opiekunowie, promotorzy, pracownicy naukowi, doktoranci itp.
  15. Autorzy prac deklarują, że zapoznali się z treścią abstraktu, prezentacji lub posteru, wyrażają zgodę na publikację streszczenia, imion i nazwisk autorów zgłoszonej pracy oraz nazwy macierzystej instytucji, w materiałach konferencyjnych w książce abstraktów, w programie konferencji, na stronie internetowej Konferencji. 
  16. Zgłaszając się do udziału w Konferencji Uczestnik wyraża zgodę na przetwarzanie danych osobowych przez Organizatora jedynie na potrzeby Konferencji i na zasadach wynikających z ogólnie obowiązujących przepisów prawa, ze szczególnym uwzględnieniem ustawy o z dnia 10 maja 2018 r. ochronie danych osobowych 
    (Dz. U. z 2019 r. poz. 1781) oraz rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych).

 §4 
Zasady oceny prac i przyznawania nagród
 

  1. Prezentowane na Konferencji prace są oceniane przez Komitet Naukowy powołany przez Organizatora.
  2. Ocena Komitetu Naukowego jest ostateczna.
  3. Ocenie Komitetu Naukowego podlegają: struktura wystąpienia (wprowadzenie, cel pracy, materiały, metody badawcze, wyniki, wnioski), waga problemu, oryginalność pracy, sposób i forma prezentacji, umiejętność wykorzystania przewidzianego czasu prezentacji, sposób prowadzenia dyskusji.
  4. Komitet Naukowy na podstawie ocen poszczególnych wystąpień przyznaje nagrody za wygłoszenie najlepszego referatu ustnego oraz dla najlepszego posteru i flashposteru. 

§5 
Opłaty
 

  1. Udział w Konferencji jest bezpłatny dla Uczestników i nie wymaga wnoszenia dodatkowych opłat. 
  2. Organizator nieodpłatnie zapewnia Uczestnikom przerwę kawową, napoje i przekąski oraz ciepły lunch w przerwie obiadowej.
  3. Uczestnicy Konferencji pokrywają koszty dojazdu oraz zakwaterowania we własnym zakresie.

§6 
Postanowienia końcowe

  1. Zgłoszenie pracy na Konferencje jest równoznaczne z akceptacją niniejszego Regulaminu i zgodą na przetwarzanie danych osobowych przez Organizatora.
  2. Szczegółowy harmonogram Konferencji zostanie przedstawiony najpóźniej na 7 dni przed Konferencją.
  3. W sprawach nieuregulowanych w niniejszym Regulaminie oraz w zakresie interpretacji zapisów Regulaminu rozstrzyga Organizator.