REGULAMIN

Regulamin Interdyscyplinarnej Konferencji Doktorantów Uczelni Medycznych „DocUMED”

 §1
 Postanowienia ogólne

  1. Interdyscyplinarna Konferencja Doktorantów Uniwersytetu Medycznego w Łodzi „DocUMED”,  zwana dalej “Konferencją”, organizowana jest pod hasłem: „Libertas et ipsa scientia”.
  2. Organizatorem Konferencji, jest Komitet Organizacyjny powołany przez Samorząd Doktorantów Uniwersytetu Medycznego w Łodzi, zwany dalej “Organizatorem”.
  3. Konferencja skierowana jest do młodych naukowców i doktorantów zwanych dalej “Uczestnikami”. Obszar tematyczny obejmuje następujące dziedziny nauk: medycyna, farmacja, biotechnologia, fizjoterapia, zdrowie publiczne, biochemia i nauki pokrewne. 
  4. Oficjalnym językiem Konferencji jest język polski i język angielski.
  5. W ramach Konferencji odbędą się sesje plenarne ustne obejmujące referaty i flashpostery oraz sesja posterowa.
  6. Konferencja odbędzie się w Centrum Kliniczno-Dydaktycznym Uniwersytetu Medycznego w Łodzi (ul. Pomorska 251, 92-213 Łódź) w dniach 22-24 październik 2021 r.
  7. Organizator zastrzega sobie prawo do zmiany daty i/lub formy Konferencji w związku z sytuacją epidemiologiczną w Polsce oraz zaleceniami Jego Magnificencji Rektora Uniwersytetu Medycznego w Łodzi obowiązującymi w okresie, w którym organizowana jest Konferencja.

 §2 
Zasady uczestnictwa w Konferencji i Rejestracja

  1. Uczestnicy są zobowiązani do przestrzegania Regulaminu Konferencji.
  2. Uczestnikami Konferencji mogą być doktoranci Studiów Doktoranckich i Szkół Doktorskich oraz młodzi naukowcy. 
  3. Uczestnicy zobowiązani są do zarejestrowania się za pośrednictwem formularza rejestracyjnego udostępnionego przez Organizatora oraz przesłania abstraktu swojego wystąpienia w terminie podanym przez Organizatora.
  4. Do prezentacji dopuszcza się zarówno prace oryginalne (eksperymentalne), jak i prace przeglądowe.
  5. Po zakończeniu Konferencji każdy Uczestnik otrzyma certyfikat uczestnictwa.
  6. Rejestracja Uczestników rozpoczyna się 01.08.2021 r. i kończy 31.08.2021 r. Organizator zastrzega sobie prawo do przedłużenia terminu rejestracji. 
  7. W procesie rejestracji Uczestnik określa sposób prezentacji swojej pracy. Organizator zastrzega sobie prawo do zaproponowania Uczestnikowi innej formy wystąpienia niż zgłoszona w trakcie rejestracji.
  8. Prace w postaci referatów, posterów lub flashposterów będą przedstawiane podczas Konferencji według harmonogramu przygotowanego i udostępnionego przez Organizatora.
  9. Dopuszcza  się następujące formy prezentacji zgłoszonych prac:
    • poster – 5-minutowa prezentacja przygotowanego plakatu (w wersji drukowanej, w formacie A1, pionowy) w trakcie trwania Sesji Posterowej + 3 minuty na pytania od Komitetu Naukowego;
    • flashposter – 5-minutowa prezentacja przygotowanego plakatu (w wersji elektronicznej, w formacie .pptx lub .pdf) w trakcie sesji plenarnych + 5 minut na pytania od publiczności;
    • referat – 15-minutowa prezentacja ustna przygotowanej prezentacji (w wersji elektronicznej, w formacie .ppt, .pptx lub .pdf) w trakcie sesji plenarnych + 5 minut na pytania od publiczności.

 §3
 Zasady przesyłania abstraktów

  1. Abstrakt należy wysłać w nieprzekraczalnym terminie do 15.09.2021 r., drogą mailową na adres wskazany przez Organizatora. 
  2. W tytule maila oraz w nazwie pliku z abstraktem należy wpisać: imię_nazwisko_poster, imię_nazwisko_referat lub imię_nazwisko_flashposter.
  3. Organizator zastrzega sobie prawo do przedłużenia terminu nadsyłania abstraktów.
  4. Organizator zastrzega sobie prawo do zaproponowania innej formy prezentacji autorom najciekawszych wystąpień.
  5. Organizator przyjmuje wyłącznie abstrakty przygotowane w języku angielskim, według wzoru stanowiącego załącznik nr 1 do Regulaminu.
  6. Każdy Uczestnik może zgłosić tylko jeden abstrakt dla jednej formy prezentacji.
  7. Zgłoszone abstrakty są oceniane pod względem merytorycznym przez Komitet Organizacyjny oraz zatwierdzane przez Komitet Naukowy. Uczestnicy otrzymają informację o zakwalifikowaniu lub niezakwalifikowaniu abstraktu drogą mailową najpóźniej na 14 dni przed datą Konferencji. Decyzja Komitetu o odrzuceniu pracy jest ostateczna.
  8. Organizator zastrzega sobie możliwość odrzucenia abstraktów przesłanych po terminie i/lub niezgodnych z obowiązującym wzorem. O ostatecznej decyzji Komitetu Organizacyjnego niezwłocznie informuje się zgłaszającego.
  9. Abstrakty zakwalifikowanych prac zostaną opublikowane w książce abstraktów.
  10. Prezentacje odbywać się będą według harmonogramu ustalonego przez Organizatora, który zostanie podany do wiadomości zainteresowanych najpóźniej na 7 dni przed Konferencją. Organizator zastrzega sobie prawo do wprowadzania zmian w harmonogramie. Informacje o zmianach będą podawane na bieżąco.
  11. Zgłaszane postery i flashpostery muszą być zgodne z udostępnionym przez Organizatora wzorem. Wzór posteru stanowi załącznik nr 2 do Regulaminu (sugerowany rozmiar posteru – A1, pionowy). Wzór flashposteru stanowi załącznik nr 3 do Regulaminu (sugerowana orientacja flashposteru – pozioma). W przypadku większej liczby zgłoszeń do danej sesji o ich przyjęciu decydować będzie ocena merytoryczna. 
  12. Organizator zastrzega sobie prawo wprowadzania zmian w formatowaniu, jeśli nadesłany abstrakt będzie odbiegał od zamieszczonego na stronie internetowej Konferencji wzoru i poprawiania drobnych błędów ortograficznych, a w przypadku wprowadzenia większych zmian – odesłania plików do poprawy autorowi. 
  13. Prowadzący Konferencję zobowiązany jest do ścisłego przestrzegania harmonogramu i uprawniony do odebrania głosu referującemu oraz przerwania dyskusji po upływie regulaminowego czasu wystąpienia lub dyskusji.
  14. W przypadku wystąpień mających więcej niż jednego autora, certyfikat uczestnictwa w Konferencji otrzymuje jedynie Uczestnik prezentujący dane wystąpienie; współautorami mogą być opiekunowie, promotorzy, pracownicy naukowi, doktoranci itp.
  15. Autorzy prac deklarują, że zapoznali się z treścią abstraktu, prezentacji lub posteru, wyrażają zgodę na publikację streszczenia, imion i nazwisk autorów zgłoszonej pracy oraz nazwy macierzystej instytucji, w materiałach konferencyjnych w książce abstraktów, w programie konferencji, na stronie internetowej Konferencji. 
  16. Abstrakt jest utworem oryginalnym nigdzie wcześniej nie publikowanym. Jeżeli abstrakt był już wcześniej publikowany (przeredagowany, zmieniony, uzupełniony) należy dołączyć do niego odpowiednią notę ze wskazaniem pierwotnego tytułu, miejsca i czasu publikacji oraz wydawcy.
  17. Zgłaszając się do udziału w Konferencji Uczestnik wyraża zgodę na przetwarzanie danych osobowych przez Organizatora jedynie na potrzeby Konferencji i na zasadach wynikających z ogólnie obowiązujących przepisów prawa, ze szczególnym uwzględnieniem ustawy o z dnia 10 maja 2018 r. ochronie danych osobowych 
    (Dz. U. z 2019 r. poz. 1781) oraz rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych).
    Uczestnik wyraża zgodę na drukowanie oraz publikowanie w formie elektronicznej całości utworu lub jego fragmentów na stronach Uniwersytetu Medycznego w Łodzi.

 §4 
Zasady oceny prac i przyznawania nagród
 

  1. Prezentowane na Konferencji prace są oceniane przez Komitet Naukowy powołany przez Organizatora.
  2. Ocena Komitetu Naukowego jest ostateczna.
  3. Ocenie Komitetu Naukowego podlegają: struktura wystąpienia (wprowadzenie, cel pracy, materiały, metody badawcze, wyniki, wnioski), waga problemu, oryginalność pracy, sposób i forma prezentacji, umiejętność wykorzystania przewidzianego czasu prezentacji, sposób prowadzenia dyskusji.
  4. Komitet Naukowy na podstawie ocen poszczególnych wystąpień przyznaje nagrody za wygłoszenie najlepszego referatu ustnego oraz dla najlepszego posteru i flashposteru. 
  5. Organizator zastrzega prawo do przyznania dodatkowych nagród np. nagroda publiczności.

§5 
Opłaty
 

  1. Czynny udział w Konferencji jest bezpłatny (dla Uczestników prezentujących referaty, flashpostery
    i postery) i nie wymaga wnoszenia dodatkowych opłat. 
  2. Bierny udział w Konferencji wiążę się z wniesieniem opłaty w wysokości 50zł.
  3. Organizator nieodpłatnie zapewnia Uczestnikom przerwę kawową, napoje, przekąski, ciepły lunch
    w przerwie obiadowej i spotkanie integracyjne.
  4. Uczestnicy Konferencji pokrywają koszty dojazdu oraz zakwaterowania we własnym zakresie.

§6 
Postanowienia końcowe

  1. Zgłoszenie pracy na Konferencję jest równoznaczne z akceptacją niniejszego Regulaminu i zgodą na przetwarzanie danych osobowych przez Organizatora. Organizator zastrzega sobie prawo do rejestracji przebiegu Konferencji w formie zdjęć i materiałów wideo oraz ich późniejsze wykorzystanie w celach promocyjnych.
  2. Szczegółowy harmonogram Konferencji zostanie przedstawiony najpóźniej na 7 dni przed Konferencją.
  3. W sprawach nieuregulowanych w niniejszym Regulaminie oraz w zakresie interpretacji zapisów Regulaminu rozstrzyga Organizator.